Cuando estamos en el bucle a menudo nos ocupamos tanto organizando, produciendo, hablando con clientes habidos y por haber y viendo próximos pasos, oportunidades y calendarios que no miramos hacia adentro.

Los cambios organizativos suceden más a menudo de lo que nos gustaría, sobretodo en un entorno tan cambiante. Por eso es clave comunicar bien las decisiones al equipo para asegurarnos de que estamos todos en la misma página. Establecer un sistema para hacerlo facilita la tarea tanto al que propone como al que escucha.

Podríamos tender a pensar que un email a todos, algo comentado en voz alta, una pequeña conversación que se genera de forma espontánea a la que se va uniendo todo el equipo o incluso una reunión más formal es suficiente, pero a menudo no suponen el paso a la acción.

De la misma forma que cuando nos ponemos el gorro de las ventas, vamos a ver a un cliente y hablamos de nuestra mierda intentamos crear un recuerdo en quienes nos escuchan para que nos llamen y nos contraten, deberíamos empezar a pensar en hacer lo mismo a la hora de proponer cosas al equipo.

Una forma súper válida de sistematizar esa comunicación, cómo no, es preparar una presentación. En empresas de cierto tamaño es algo habitual, pero cuando el equipo es pequeño cuesta encontrar el tiempo para hacerlo.

Cosas positivas, a bote pronto:

• Requiere cierta reflexión para condensar el mensaje en el menor tiempo posible. Te aseguras de que no se trata de un impulso y, sobretodo, de que tu equipo no se lo toma como un impulso.
• Te permite usar gráficos para ilustrar lo que estás contando.
• Está estructurada. Si hay comentarios, dudas, sugerencias, etc. se debaten al terminar.
• Queda registrado. En caso de necesitar validar objetivos (o lo que sea) siempre podrás volver a ella, e incluso usarla como referencia en nuevas presentaciones.
• Eventualmente, estarás generando documentación válida y reciclable en lighting talks, eventos… o simplemente algo compartible. Y eso es marketing, amigos.
• Una vez tienes la base tardas lo mismo (sino menos) de lo que tardarías en escribir un email.

La estructura de las presentaciones debe ser lo más simple y autoresolutiva posible:

• Hola
• De qué vamos a hablar
• Cual es la iniciativa/solución propuesta y porqué
• Cómo vamos a medir el éxito de la iniciativa, con qué entregables y en qué plazo
• Refuerzo del mensaje o conclusiones. Parecerá que no siempre aplica pero este último mensaje probablemente es el que quedará.
• Un gracias por vuestro tiempo

Tener un sistema habilita al resto del equipo a usar la misma estructura, cuando sea necesario, para generar una respuesta.

¿Qué herramientas puedes usar para generar estas presentaciones?

Cada organización tiene su set de herramientas, y la decisión depende en parte de eso pero hay otros factores que hay que considerar:

• Que todo el equipo pueda usarlo.
• Que sea fácil crear la presentación. No queremos perder tiempo con la herramienta, sino invertir tiempo en la presentación.
• Que sea fácil de presentar. Deberíamos poder hacer nuestra presentación casi en cualquier contexto.
• Que sea fácil de almacenar / compartir / editar / exportar.

Cuando me planteé mejorar la comunicación en mi empresa, inicialmente me dejé querer por la retalía de presentaciones HTML5+JS. La deformación profesional supongo que me llevó a pensar que escribir markdown y montar un server para hacer una presentación es sexy.

En esta búsqueda pude comparar varios sistemas como ShowOff de Scott Chacon. Me pareció fantástico pero encontré dos contras que se cargaron todos los pros:

• No es fácil generar un PDF para subir a, digamos a una cuenta de Slideshare o similar. Adiós a las oportunidades de generar assets de marketing.
• Requiere Ruby instalado en el sistema (hasta ahora por defecto en los Mac). Si todo va bien, con un gem install un clone de una base de presentación y un showoff serve lo tenemos funcionando y estaremos en marcha. Pero me he encontrado en una lighting sin batería en el portátil teniendo que actualizar la versión de Ruby en un portátil más antiguo de un buen samaritano porque mi showoff no arrancaba. Mierda para mi.

En ese momento, mi objetivo era encontrar un sistema geek que pudiera funcionar con requerimientos mínimos y que fuera fácilmente exportable. Así que probé:

• Deck.js
  El flow de trabajo es muy sencillo. Sin transiciones complejas, HTML plano, tiene una base sólida y un sistema de theming al que podemos añadir el nuestro. Descargar, editar el HMTL y publicar. Sin más. Pero la exportación a PDF no está resuelta out of the box y lo imprime todo de corrillo.
• Impress.js
  Desde el HTML, también plano, podemos controlar las transiciones usando atributos (data-x, data-z, data-rotate-x e -y, data-scale) con lo que el resultado puede llegar a ser muy espectacular. Sólo hay que ver la demo. Como en el caso de deck.js, la exportación PDF no está resuelta de entrada y la presentación se imprime un poco como puede.
• Reveal.js
  Si duda, el caballo ganador. Quizá no cuenta de salida con transiciones tan espectaculares como las de impress.js ni es tan plano como deck.js, pero tiene themes (con el source en SCSS), una versión para imprimir que funciona decentemente desde el minuto 0 y, sobretodo, admite markdown hasta el punto que podemos escribirlo dentro del index de la presentación o crear nuestros ficheros .md y llamarlos en los slides con un data-markdown=»fichero.md». En resumen, permite un nivel alto de personalización sin mucho esfuerzo, y podemos usarla bastante «a pelo» si andamos cortos de tiempo.

Pues no.

Después de un tiempo usando reveal.js y haciendo pushes en los repos y siendo más geeks que todo, vimos que para los perfiles menos técnicos, como la gente de contenidos o el financiero, era una piedra en el zapato tener que editar documentos directamente desde github. Se alargaban mucho algunos procesos que deberían ser simples como añadir una imagen o cambiar el tamaño de un texto.

Valoré algunas alternativas como Keynote, que al final acababan en el Drive.

Por eso, finalmente nos decidimos por Google Apps.

Aunque no es muy geek ni tiene la finura de keynote, todos tenemos acceso, permite exportar y compartir fácil y se pueden hacer presentaciones desde cualquier dispositivo.