First things first. Un sistema está compuesto por una serie de métodos, procedimientos y rutinas que interactúan entre si para realizar una actividad, una tarea o para resolver un problema.

Esos elementos serán interdependientes o se relacionarán constantemente de forma directa o indirecta para mantener la propia existencia del sistema y alcanzar su objetivo.

Todo sistema constará necesariamente de:

• Entradas, salidas y mecanismos de alimentación/retroalimentación.
• Un grado determinado de capacidad de mantenerse como sistema en un entorno cambiante.
• Propiedades diferentes del conjunto que no dependen en exclusiva de ninguno de los elementos individuales, o propiedades emergentes.
• Límites, generalmente definidos por el observador.

Los sistemas son cerrados cuando no interactúan con el medio ni están influenciados por su entorno, o abiertos cuando sus límites permiten intercambios de información, material o energía con el entorno o con un sistema externo más amplio en el que existen.

Tener claro qué es un sistema

nos servirá para definir nuestros procedimientos. Pudiendo revisar en cada caso si existen todas las partes que necesitamos para poder considerar nuestro sistema un sistema como tal.

Escribía tiempo ha sobre lo importante de hacer presentaciones para comunicarnos con nuestro equipo.

Podemos usar la definición de los sistemas para validar si la herramienta que hemos decidido usar cumple con los requisitos. En este caso, nos decantamos por Google Apps y sus Google Slides.

Y pude validar contra la definición de sistema si la decisión era acertada:

• ¿Tiene entradas y salidas? Si claro.
• ¿Cual es su capacidad de mantenerse en un entorno cambiante? Puede usarse en modo offline y eventualmente, puedes crear una presentación incluso desde el teléfono móvil. Si por algún motivo misterioso el equipo se empezara a llenar de gente con pocos conocimientos de ofimática, existe multitud de documentación y la curva de aprendizaje es baja. Salvo que decidamos prescindir de Google Apps, la adaptabilidad es alta.
• ¿Tiene propiedades emergentes? Además de cumplir con su función principal, genera assets que podremos consultar con el tiempo o reutilizar como herramienta de venta. Esto no es tanto por el sistema, sino por cómo lo estamos utilizando.
• ¿Y los límites? Sirve claramente para crear presentaciones.

No menos importante, contar con un sistema convierte determinados procesos/procedimientos en algo más predecible y replicable. Lo que supone una formas bastante directa de ahorrar tiempo tanto en tareas repetitivas como en otras más creativas.

Lo de que la inspiración te pille currando. Pues eso.