Una de las no pocas cosas que podemos hacer de forma fácil para reducir nuestro impacto en el planeta es separar los residuos por tipos. El papel de cocina va en el contenedor de orgánico. Es papel pero en realidad va en el orgánico. Un lío.

Los procesos de separación de residuos son mucho más óptimos si empiezan en el origen. El esfuerzo distribuido entre los que generamos residuos permite que los centros de tratamiento reciban la materia preparada para el procesado. El gesto para nosotros es pequeño, y supone un gran cambio en la capacidad de procesado. Además de eso, también consiguen construir áreas especializadas donde tanto el personal como las herramientas son las más adecuadas para la tarea.

Sin entrar en el negocio y los intereses que hay detrás de la gestión de residuos, ¿vale?

El caso es que tras casi 10 años de trayectoria dando un servicio más o menos integral en el ámbito interactivo, hemos llegado a la conclusión de que está bien ser más agresivo con la separación de actividades, casi de la misma forma que está bien serlo con la separación de residuos. No quiero decir con esto que hagamos basura. Es sólo una metáfora.

Da la sensación de que hasta que un equipo no llega a 10 ó 15 personas no se adquiere una auténtica separación de actividades lo bastante compartimentada como para poder analizar qué funciona y qué no y que habilite cierto grado de especialización.

Especialmente en el mundo del desarrollo, salvo en los casos de somos uno de cada, en equipos establecidos de menos de 10 personas la tendencia es a hacer un poco de todo o en hacer tareas dentro de más de un área en pro de la agilidad. Es algo natural, pero no debemos perder el foco ni dejar de tener claro qué hace cada uno y, sobretodo, qué rendimiento tiene cada actividad que realizamos en conjunto.

Quiero compartir algunos puntos sobre la optimización interna que estamos realizando en Season en esta etapa de cambios. No entraré en mucho detalle por no ser demasiado chapa.

Redefinición.

El primer paso fue la redefinición. Nuestro proceso no es distinto al proceso de otros. Hay una serie de dogmas establecidos por la ortodoxia y lo conceptual y una realidad que los moldea hasta que cada equipo encuentra su equilibrio. Así que dedicamos cierto tiempo a redibujar ese proceso y a conversar sobre él con otros profesionales del sector, para pulirlo.

También dedicamos tiempo a leer artículos y algo de literatura al respecto, no sólo de rabiosa actualidad sino también de experiencias algo más distantes en el tiempo o de sectores con similitudes.

De todo eso y de la reflexión posterior, quedó una especie de esquema en el que se define el proceso completo del proyecto interactivo, desde la planificación hasta el mantenimiento. Es nuestro proceso, y no es muy distinto al proceso de otros.

Identificación y definición de actividades.

Una vez documentado, lo dividimos bloques que nos permiten identificar los roles y los entregables para obtener un procedimiento lo más estable, replicable y predecible posible.

Cada bloque cuenta con un discurso propio, una metodología de trabajo, y unos umbrales y puntos de salto de una actividad a otra. Eso nos permite explicar más fácilmente cómo podemos participar en un proyecto y tener más claro quién intervendrá, cuando, para hacer qué y mágicamente también aparece es el coste para nosotros y para el cliente.

Tener los espacios separados en tiempo de ejecución nos permite no sólo controlar más de cerca el proyecto sino también delegar partes a equipos externos en caso de necesidad. Teniendo incluso los entregables bien definidos, todos tenemos claro lo que damos y lo que obtenemos.

Pero, y quizá aquí es donde realmente se aplica esa agresividad, decidimos tomarnos muy en serio algo parecido a las cuentas de explotación para cada actividad. De esta forma, podemos identificar más claramente qué funciona y qué no con algo de distancia y potenciar lo que se nos da mejor no sólo a nivel sentimental sino también en cuanto a rendimiento económico.

En los proyectos interactivos ocurre a menudo que las actividades son vasos comunicantes, y una desviación en una parte del proyecto implica perder el beneficio de otra. En un escenario tan ajustado nos pareció sensato intentar no acumular pérdidas en ningún área del proyecto y la única forma que vimos para lograrlo sin tocar precios fue establecer mecanismos para monitorizar y optimizar.

Seguimiento.

A la hora de hacer los presupuestos, tratamos esos bloques como partidas. Durante el proyecto, podemos controlar el progreso y la dedicación para asegurarnos de que se no escapa de la previsión pero además tener las partidas bien definidas desde un inicio nos permite contar con ayuda, si es necesario, sin dar demasiados rodeos. Partiendo de la base que con nuestro equipo podríamos llevar a cabo cada bloque por el coste definido en la partida, un tenemos tanto para hacer esto simplifica mucho la parte de delegación externa de tareas.

Luego está la afectación en el negocio. Tener identificadas las distintas áreas, aunque todas estén en el ámbito interactivo, nos permitiría crear spin-off más especializadas con un discurso mucho más fuerte y focalizado o vender partes en caso de necesidad porque el control de rendimiento de cada área es bastante preciso. Además, también simplificará la incorporación de talento en el momento en el que alguna de los bloques empiece a crecer de forma sostenida.

Conclusiones.

A estas alturas es difícil decir si ha funcionado, pero los indicadores que hemos elegido tienen buena pinta. El discurso corporativo es más claro, y está resultando mucho más simple realizar el seguimiento tanto financiero como de cumplimiento objetivos.

El cambio de enfoque que estamos haciendo de la compañía, que incluye no sólo revisar la comunicación interna y externa sino también definir nuestra propia estrategia tan a fondo como la que definimos para nuestros clientes, nos ha dado la oportunidad realizar pequeñas auditorías internas de proceso y rentabilidad. Lo cierto es que es uno de los ejercicios más agridulces en los que he podido participar durante este proceso.

Qué demonios, que este cambio además esté ocurriendo a las puertas del décimo aniversario de Season casi mágico. Como una brisa de aire fresco.

Y tu, ¿dónde tiras el papel de cocina?